À l’ère de l’intelligence artificielle et de la transformation numérique, les entreprises sont en quête de solutions de communication toujours plus performantes et flexibles. Des programmes comme les callbots sont aujourd’hui très sollicités sur le marché en raison de leur capacité à gérer un volume important d’appels et à fournir des réponses automatisées.
Toutefois, le standard téléphonique, bien qu’étant plus traditionnel, demeure un outil déterminant en matière de communication. Il conserve en effet toute sa pertinence, notamment pour gérer les appels entrants, assurer une image professionnelle et faciliter la collaboration au sein des équipes. Cependant, pour choisir la solution la mieux adaptée à son entreprise, il est primordial de connaître les coûts associés à chaque type de standard téléphonique. Que ce soit pour un système PABX traditionnel, un IPBX moderne ou un standard virtuel, chaque option présente des avantages et des coûts spécifiques qu’il est important de bien comprendre pour des résultats escomptés.
Le coût du standard téléphonique physique (PABX)
Le PABX, acronyme de Private Automatic Branch eXchange, est un système de communication téléphonique interne à une entreprise qui permet de gérer les appels téléphoniques entrants et sortants. Il se compose d’une centrale téléphonique, reliée à un réseau de téléphones compatibles et parfois des équipements supplémentaires comme des serveurs de messagerie vocale. Ce système, bien qu’étant assuré par un réseau classique RTC, reste une solution viable pour plusieurs entreprises.
L’acquisition d’un PABX représente un investissement relativement bas. En effet, il faudra compter en moyenne entre 2 000 et 3 000 euros pour l’achat d’un PABX. Ce prix est essentiellement influencé par plusieurs paramètres, dont :
- Les fonctionnalités souhaitées ;
- Le modèle du poste téléphonique choisi ;
- L’installation et la mise en réseau ;
- La configuration des paramètres spécifiques à l’entreprise ;
- Les contrats de maintenance.
Comparé aux solutions modernes, le PABX, bien que fiable, est souvent moins flexible et moins évolutif. S’il convient particulièrement aux entreprises ayant des besoins de communication stables et prévisibles, il peut toutefois s’avérer moins adapté pour celles en pleine croissance ou nécessitant des fonctionnalités avancées.
Le coût du standard téléphonique IP (IPBX)
Le standard téléphonique IP ou IPBX (Internet Protocol Branch eXchange), représente une évolution significative par rapport au PABX traditionnel. Autrement dit, il offre une certaine flexibilité, une meilleure intégration avec les technologies modernes et des fonctionnalités bien supérieures. Son principe de fonctionnement consiste en effet à convertir la voix en données numériques, qui sont ensuite transmises via le réseau Internet.
Bien évidemment, l’installation de ce standard téléphonique s’accompagne plusieurs avantages :
- Flexibilité : les utilisateurs peuvent se connecter au système depuis n’importe quel endroit, qu’il s’agisse d’un bureau, d’un domicile ou d’un appareil mobile, et ce, peu importe le moyen utilisé (téléphone, ordinateur, tablette…)
- Évolutivité : il est facile d’ajouter de nouvelles lignes ou de nouvelles fonctionnalités à un IPBX, simplement en ajoutant des utilisateurs ou en modifiant la configuration du système.
- Fonctionnalités avancées : les IPBX offrent une large gamme de fonctionnalités, telles que la messagerie unifiée, la conférence téléphonique, le transfert d’appels, la musique d’attente personnalisée…
- Économies : les coûts des communications sont généralement réduits grâce à l’utilisation de la VoIP (Voice over IP)
S’agissant de son tarif, un standard IPBX coûte jusqu’à 30 % plus cher qu’un système PABX traditionnel. En chiffres, ce prix oscille entre 3 000 et 5 000 euros. L’avantage derrière cette différence tarifaire est qu’elle peut être rapidement amortie grâce aux économies réalisées sur les communications téléphoniques.
Le coût du standard téléphonique virtuel
Également connu sous le nom de cloud PBX (Private Branch Exchange), le standard téléphonique virtuel est une solution de communication qui repose sur la technologie cloud pour gérer les appels téléphoniques d’une entreprise. Contrairement aux systèmes PABX et IPBX qui nécessitent des équipements physiques, le cloud PBX fonctionne entièrement en ligne.
Avec le standard virtuel, les services de téléphonie sont hébergés sur des serveurs distants et accessibles via internet. Cela permet aux entreprises de bénéficier de fonctionnalités avancées sans avoir à investir dans des infrastructures coûteuses. De même, le fonctionnement basé sur le cloud offre une flexibilité appréciée, permettant aux utilisateurs de se connecter à partir de n’importe quel appareil compatible, où qu’ils se trouvent. Entre autres, la configuration et la gestion du système sont généralement simples et rapides.
S’agissant du prix d’un standard téléphonique virtuel, il varie selon plusieurs facteurs, notamment :
- L’opérateur choisi ;
- Les licences utilisateur ;
- Le nombre d’utilisateurs ;
- Le nombre d’heures de réception d’appels ;
- Les fonctionnalités supplémentaires et le niveau de personnalisation souhaité.
Selon les besoins, il est possible de trouver des abonnements mensuels à partir de 10 euros. Pour une offre incluant la réception d’appels illimités, ce tarif passe à 20 euros en moyenne et à 60 euros pour une formule plus complète.
Les critères qui influencent le prix du standard téléphonique
Le coût d’un standard téléphonique est un facteur déterminant dans le choix d’une solution de communication pour une entreprise. Plusieurs critères, souvent interdépendants, influent sur ce prix. En voici quelques-uns !
La taille de l’entreprise
La taille d’une entreprise est directement liée à ses besoins en matière de téléphonie. Une petite entreprise avec quelques employés n’aura pas les mêmes exigences qu’un grand groupe avec des milliers de collaborateurs répartis sur plusieurs sites. Ce critère de choix inclut :
- Le nombre de lignes nécessaires
Plus le nombre d’employés est important, plus le nombre de lignes nécessaires sera élevé. Pour une petite entreprise avec une dizaine d’employés, un système simple avec une douzaine de lignes peut suffire. En revanche, une grande entreprise avec plusieurs centaines d’employés aura besoin d’un système capable de gérer des centaines, voire des milliers de lignes.
- Le nombre de fonctionnalités requises
Les petites boites peuvent se contenter de fonctionnalités de base telles que les appels internes et externes, la messagerie vocale et le transfert d’appels. Par contre, les grandes entreprises auront besoin de fonctionnalités plus avancées comme les conférences téléphoniques, les files d’attente virtuelles, les call centers ou l’intégration avec d’autres systèmes existants.
Les fonctionnalités spécifiques
Les fonctionnalités choisies pour un système téléphonique ont un impact direct sur son coût. Certaines fonctionnalités sont en effet standards et incluses dans tous les abonnements, tandis que d’autres sont optionnelles et doivent être payées en supplément.
Les fonctionnalités de base incluent généralement la messagerie vocale et les répondeurs automatiques. Cependant, des fonctionnalités plus avancées telles que les systèmes de réponse vocale interactive (IVR), les solutions basées sur l’IA (callbot, chatbot, voicebot…), les enregistrements d’appels et les intégrations avec des logiciels de gestion de la relation client (CRM), peuvent augmenter considérablement le coût.
Quoique, retenons que chaque fonctionnalité supplémentaire nécessite des ressources supplémentaires, que ce soit en termes de matériel, de logiciels ou de support technique, ce qui se reflète dans le prix final.
La maintenance et le support technique
Les besoins spécifiques en termes de support technique peuvent varier en fonction de la complexité du système et des compétences internes de l’entreprise. Certaines entreprises peuvent nécessiter un support technique 24/7, tandis que d’autres peuvent se contenter d’un support pendant les heures de bureau.
En ce qui concerne les mises à jour régulières du système, elles sont nécessaires pour assurer sa sécurité et sa performance. Ces travaux de maintenance peuvent être incluses dans le contrat de maintenance ou facturées en supplément, ce qui peut bien évidemment entraîner des coûts additionnels.
Le type de standard choisi
Le choix entre un PABX, un IPBX ou un standard téléphonique virtuel a également un impact sur le coût total. Chacun de ces systèmes a ses propres avantages et inconvénients ainsi que des coûts associés différents.
À titre indicatif, le PABX est souvent moins flexible et moins évolutif que les autres solutions, mais il peut être plus fiable pour les entreprises ayant des besoins de communication stables.
L’IPBX, quant à lui offre une plus grande flexibilité et évolutivité, mais peut nécessiter un investissement initial plus important. En revanche, le standard téléphonique virtuel est généralement le plus économique en termes de coûts initiaux, mais peut entraîner des frais d’abonnement mensuels.
L’installation et la configuration du standard
Le coût de la main-d’œuvre pour l’installation et la configuration d’un standard téléphonique dépend de plusieurs facteurs, dont la complexité du système et l’intégration avec les systèmes existants. Par exemple, la mise en place d’un système PABX ou IPBX nécessite souvent l’intervention de techniciens qualifiés pour effectuer le câblage, la mise en réseau et la configuration des paramètres spécifiques. Cette prestation peut bien évidemment entraîner des coûts élevés.
Par ailleurs, la complexité de l’intégration avec les systèmes existants de l’entreprise comme les réseaux informatiques et les logiciels de gestion peut également influencer le coût. À l’évidence, un système téléphonique qui s’intègre facilement avec les infrastructures existantes sera généralement moins coûteux à installer qu’un standard nécessitant des modifications importantes.
